Как объяснить сотрудникам переход на КЭДО

Упрощать

Учиться

Как убедить команду перейти на электронный документооборот

С 2021 года у работодателей есть право избавиться от горы бумажных документов и перейти на КЭДО — кадровый электронный документооборот. Но любое нововведение может быть воспринято сотрудниками «в штыки»: если они не уверены, что это в их интересах.

Рассказываем, какие страхи обычно возникают у людей в связи с переводом компании на КЭДО — и как HR-специалистам и руководителям эти опасения развеять.

9 аргументов за и способы справиться со страхами сотрудников

Елена Тимофеева

Автор

21 августа 2023 года

Подписывайтесь на наш telegram-канал для всех, кто нанимает

Что такое КЭДО и чем он полезен

КЭДО расшифровывается как «кадровый электронный документооборот» и обозначает систему управления документами и информацией, связанной с кадровыми процессами в организации. КЭДО включает в себя создание, передачу, хранение и обработку большинства электронных документов (некоторые всё же необходимо оформлять в бумажном виде). Порядок ведения КЭДО регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ.

Компании получают массу бонусов от перехода на КЭДО:

Повышается эффективность процессов: рутинные задачи можно автоматизировать, обработку и пересылку документов — ускорить, вероятность ошибок — свести к минимуму.

Снижаются затраты: как прямые (на печать, хранение и пересылку бумажных документов), так и косвенные (за счет экономии рабочего времени, сокращения ошибок, повышения производительности, упрощения аудита).

Гарантируется точность данных: автоматическая обработка документов минимизирует риск ошибок и дублирования информации.

Упрощается доступ к данным за счет централизации и хранения в облаке, что особенно удобно при гибридных и распределенных командах.

Ускоряется принятие решений: имея легкий и простой доступ к данным и документам, руководители компаний принимают более обоснованные решения.

Повышается уровень удовлетворенности сотрудников: люди быстро могут посмотреть документы о начислении зарплаты, график отпусков, подать заявление на отгул и т. д.

Документы защищаются от пожаров, затоплений и стихийных бедствий.

Упрощается работа с отчетностью: современные системы КЭДО предоставляют инструменты для анализа кадровых данных и создания отчетов — и планирование становится более эффективным.

Улучшается HR- и ESG-имидж компании.

Почему сотрудников надо убеждать

Сразу оговоримся, что убеждать надо не всех: работодатели вправе автоматически подключать к КЭДО молодых специалистов, которые не работали до начала 2022 года. Но от всех остальных сотрудников необходимо получить официальное согласие.

Казалось бы, с внедрением КЭДО перестанет тратиться масса времени на походы в кадровый отдел для подписания заявлений и инструкций, на получение справок. Но многие сотрудники могут бояться перемен, видя в электронном документообороте риски лично для себя.

Зачем руководителям и HR-специалистам работать со страхами и возражениями работников:

Если сотрудники будут поддерживать переход, они быстрее и легче адаптируются к новой системе, будут более ответственно относиться к обучающим материалам, своевременно подписывать документы.

Понимание необходимости и пользы перехода на КЭДО снизит внутреннее сопротивление, сведет на нет подковерную антиагитацию.

То, в чем люди участвуют добровольно и умея самостоятельно аргументировать свой выбор, становится легитимным — то есть обязательным к исполнению.

Обученные сотрудники совершают меньше ошибок при работе в системе.

Осознание факта, что руководство прилагает усилия, чтобы убедить персонал, укрепляет психологическую связь людей с компанией, вызывает чувство сопричастности, повышает мотивацию и доверие.

Кроме того, быстрая и успешная адаптация компании к КЭДО — это полезный опыт. Если в дальнейшем руководство решит внедрять другие технологические процессы, платформы и изменения — коллектив воспримет их уже радушнее.

Как преодолевать страхи и работать с возражениями

Перечислим основные опасения, которые возникают у рядовых сотрудников в связи с переходом на КЭДО, — и расскажем, какие действия руководителей и HR-специалистов помогут их развеять.

Страхов может быть много — как и вариантов действий. Чтобы оптимизировать процесс, соберите небольшую фокус-группу «бывалых», авторитетных в коллективе сотрудников, и проведите среди них опрос. Затем сосредоточьтесь на самых популярных или острых страхах.

Страх № 1: сложность использования КЭДО

Сотрудники могут опасаться, что система сложна в освоении и использовании или даже недоступна тем, кто на «вы» с компьютером и смартфоном.

Что делать:

Организуйте качественное обучение сотрудников. В идеале сегментируйте их по возрастным группам и навыкам владения компьютером. Показывайте, как выполнять основные действия, и подчеркивайте, насколько они просты. За консультацией и помощью в обучении команды обратитесь к поставщику системы КЭДО, которую внедряете.

Подготовьте понятные текстовые инструкции со скриншотами, запишите короткие видеоролики-скринкасты. Выкладывайте их в интранете и внутренних чатах, делайте буклеты.

Обеспечьте возможность получить помощь на месте работы, например назначьте ответственного сотрудника «консультантом по КЭДО», мотивируйте его (в том числе материально) отвечать на любые вопросы.

По возможности внедряйте КЭДО поэтапно, начиная с более простых функций и постепенно переходя к более сложным.
Заведите ящики для обратной связи: критики, мнений, идей и предложений.

Добавьте к повестке на планерках пункт о положительных результатах перехода: сколько времени сэкономлено, сколько человек уже перешли, какие действия стали проще, какие уже появились удобные функции.

Страх № 2: угроза сокращения рабочих мест

Бывает так, что технологический прогресс «убивает» профессии, поэтому внедрение очередной платформы или системы пугает людей возможными сокращениями.

Что делать:

Объясните сотрудникам, что основная цель внедрения КЭДО — улучшение эффективности работы, а не сокращение персонала. Все сотрудники нужны, а их время ценно, поэтому руководство хочет, чтобы команда меньше отвлекалась на бумажную волокиту.

Подчеркивайте, что оптимизируете в первую очередь работу специалистов HR-отдела — и что даже им не о чем беспокоиться: наоборот, теперь у них будет больше времени для решения важных и интересных задач.

Приведите примеры: известных и крупных компаний или же хорошо знакомых команде организаций-партнеров, которые уже успешно внедрили КЭДО. Упомяните, что никаких сокращений после этого не произошло.

Проведите индивидуальные встречи с сотрудниками, которые активнее всего высказывают опасения (чем сильно пугают коллег). Обсудите их задачи, карьерные перспективы, планы развития и обучения — ведь всё это в любом случае остается актуальным и первостепенным.

По возможности дайте от лица руководства гарантии сохранения рабочих мест на четко оговоренный период (квартал, полгода, год).

Страх № 3: потеря конфиденциальных данных и доступ к ним посторонних

Сотрудники могут бояться, что кадровые данные попадут в руки хакеров — или кто-то получит доступ к электронной подписи и воспользуется им для кражи денег или мошенничества.

Что делать:

Пригласите на встречи или тренинги подрядчика и попросите рассказать, как он обеспечит безопасность данных: например, с помощью шифрования или разграничением прав доступа?

Продемонстрируйте сотрудникам, какие меры предпринимает сама компания для защиты данных: это может быть двухфакторная аутентификация, регулярные аудиты безопасности, обучение персонала, тщательный выбор удостоверяющего аккредитованного центра (для оформления электронных подписей).

Подчеркните, что сотрудники, работающие с кадрами, будут по-прежнему нести ответственность за сохранность конфиденциальных данных и следовать протоколам безопасности.

Страх № 4: трата времени на подключение к системе и необходимость переработок

Изменения в рабочих процессах почти всегда означают дополнительную нагрузку на сотрудников: обязанность посещать обучающие мероприятия, читать инструкции, подписывать дополнительные документы — и отчитываться обо всём этом перед руководством.

Что делать:

Честно охарактеризуйте предстоящие изменения. Для этого предварительно изучите опыт других компаний:

сколько времени у них ушло на обучение, оформление документов по переходу, привыкание и адаптацию;
какие рутинные задачи сошли на нет после успешного внедрения КЭДО, сколько времени их сотрудники экономят в месяц/год и за счет чего, какие важные задачи стали проще (получение сведений о зарплате, согласование отпуска в личном кабинете сотрудника и т. д.).

Сопоставьте эти данные и расскажите о них сотрудникам. При этом:

Подчеркните, что решать организационные задачи можно и нужно строго в рабочее время. Будьте готовы к тому, что в течение нескольких дней эффективность выполнения основных задач снизится.

Упростите и ускорьте для людей доступ к информации и помощи: например, в отделе будет находиться «дежурный по КЭДО», который в любой момент поможет с решением проблем.

Страх № 5: неудачное внедрение и сбои в работе системы

Этот страх чаще встречается в компаниях, у сотрудников которых есть негативный опыт внедрения чего-либо. Такова жизнь, что любая, даже надежная, система, может сбоить и зависать — а в итоге страдают те, кто вынужден ждать, пока всё починят.

Что делать:

Презентуйте поставщика системы не менее ярко и подробно, чем саму систему. Дайте представителю возможность рассказать, с какими компаниями они успешно работали, как именно обеспечивают надежность системы, с какими трудностями сталкивались и как их преодолевали.

На первые недели перехода усильте команду техподдержки, перераспределите задачи так, чтобы в приоритетном порядке решались те вопросы, что непосредственно связаны с КЭДО.

Протестируйте систему КЭДО — например, с помощью «пилота» на небольшом отделе компании. Составьте список возможных проблем и алгоритмы их оперативного решения.

Создайте временные каналы связи, через которые сотрудники смогут сообщать о любых технических проблемах, и обеспечьте быстрое реагирование на них (как минимум ответ «принято в работу»).

Страх № 6: полная виртуализация и сведение живого общения на нет

Скорее всего, об этом будут волноваться сотрудники старшего возраста, для которых поход в отдел кадров — повод повидаться со знакомыми из других отделов и обменяться информацией.

Что делать:

Если в коллективе много людей зрелого возраста, подумайте, какие альтернативы встречам в отделе кадров вы им готовы предложить. Это могут быть офлайн-клубы и чаты-болталки по интересам, спортивные и интеллектуальные мероприятия. Кроме того, можно приглашать сотрудников к участию в кросс-функциональных проектах — или даже оборудовать зоны для отдыха.

Читайте также

Как возглавить HR-отдел

Хард- и софт-скилы руководителя отдела персонала

Как правильно применять электронные цифровые подписи в кадрах

В чем разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП

Как вести электронный документооборот в кадрах

Как перейти на электронный документооборот, что придется оставить на бумаге и как быть, если сотрудники не готовы отказаться от бумажных документов, разбираемся с юристом

Есть что сказать по теме? Напишите нам.

Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru.